ПОЛИТИКА

ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

НА „ Бета Експорт 2025 “  ЕООД 

I. ВЪВЕДЕНИЕ

Бета Експорт 2025  ЕООД  с ЕИК 208355279, e търговско дружество със седалище и адрес на управление: гр. Пловдив 4000, район Централен , ул. „Капитан Райчо “ № 56.

Бета Експорт 2025  ЕООД  е администратор на лични данни по смисъла на РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО (Общия регламент за защита на данните).

При осъществяване на търговската си дейност Бета Експорт 2025  ЕООД  се ангажира да обработва лични данни при стриктно спазване на нормите на Общия регламент за защита на данните и Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД).

В изпълнение на ангажимента си да осигури пълно съответствие със законодателството на Европейския съюз (ЕС) и Република България относно обработването на лични данни, Бета Експорт 2025  ЕООД  приема настоящата ПОЛИТИКА за защита на личните данни, която е приложима към всички извършвани дейности по обработване на лични данни извършване в дружеството.

Тази ПОЛИТИКА се прилага по отношение на всички обработвани от Бета Експорт 2025  ЕООД  лични данни, включително лични данни на клиенти, служители, кандидати за работа, доставчици, подизпълнители, партньори.

Настоящата ПОЛИТИКА за защита на личните данни е задължителна и следва да се спазва от всички служители, които работят с или за Бета Експорт 2025  ЕООД  , които имат или могат да имат достъп до обработваните от  дружеството лични данни.

II. ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Чл. 1. По смисъла на Общия регламент за защита на данните и за целите на настоящата политика за защита на личните данни, посочените по-долу понятия имат следното значение:

1. Лични данни – всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано (субект на данни); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;

2. Специални категории лични данни – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения или членство в синдикални организации, както и обработването на генетични данни, биометрични данни за целите единствено на идентифицирането на физическо лице, данни за здравословното състояние или данни за сексуалния живот или сексуалната ориентация на физическото лице;

3. Здравна информация са лични данни, свързани със здравословното състояние, физическото и психическото здраве на лицата, включително предоставянето на здравни услуги, които дават информация за здравословното състояние на физическото лице.

4. Обработване – операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;

5. Администратор – физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;

6. Обработващ лични данни – физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която обработва лични данни от името на администратора;

7. Субект на данни – физическо лице, което е идентифицирано или което може да бъде идентифицирано въз основа на определена информация;

8. Получател – физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на ЕС или правото на държава членка, не се считат за получатели; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването;

9. Трета страна – физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друг орган, различен от субекта на данните, администратора, обработващия лични данни и лицата, който под прякото ръководство на администратора или на обработващия лични данни има право да обработва лични данни;

10. Нарушение на сигурността на лични данни –  означава нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин.

11. Надзорен орган означава Комисията за защита на личните данни в Република България.

III. ПРИНЦИПИ, СВЪРЗАНИ С ОБРАБОТВАНЕТО НА ЛИЧНИ ДАННИ

Чл. 2. Бета Експорт 2025  ЕООД  обработва лични данни в съответствие с принципите, свързани с обработването на лични данни, уредени в чл. 5 от Общия регламент за защита на данните, а именно:

  1. Законосъобразност, добросъвестност и прозрачност- Бета Експорт 2025  ЕООД  обработва лични данни при спазване на повелителните норми на Общия регламент за защита на данните и ЗЗЛД, честно и открито.
  2. Ограничение на целите –  Бета Експорт 2025  ЕООД   обработва лични данни само за конкретни, изрично указани и законни цели и не ги обработва по-нататък по начин, несъвместим с тези цели.
  1. Свеждане на данните до минимум – Бета Експорт 2025  ЕООД  обработва лични данни, ограничени до необходимост във връзка с целите, за които се обработват. Бета Експорт 2025  ЕООД  събира и обработва само минимум необходимите лични данни на физически лица, които:
  •  са предвидени в закон;
  •  са нужни за изпълняване на договор;
  •  са нужни за изпълняване на целите, за които се събират.
  1. Събрани лични данни се обработват за други цели само след съгласие на лицата

Във всички случаи, когато е необходимо събрани и обработвани лични данни на физически лица да се използват за цели различни от първоначалните, Бета Експорт 2025  ЕООД  уведомява съответните физически лица, иска тяхното съгласие и пристъпва към обработка на техните лични данни за други цели, само след тяхното изрично съгласие.

  1. Точност и актуалност – Съхраняваните от Бета Експорт 2025  ЕООД  лични данни се поддържат точно и в актуален вид, като  се предприемат всички разумни мерки, за да се гарантира своевременното коригиране на неточни лични данни.
  2. Ограничение на съхранението – Бета Експорт 2025  ЕООД  съхранява лични данни във форма, която позволява идентифицирането на субекта на данните за период, не по-дълъг от необходимото за целите, за които се обработват личните данни.
  3. Цялостност и поверителност – Бета Експорт 2025  ЕООД  обработва лични данни по начин, който гарантира подходящо ниво на тяхната сигурност, включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като прилага подходящи технически или организационни мерки.
  4. Отчетност – Бета Експорт 2025  ЕООД  носи отговорност и е в състояние да докаже, че спазва задълженията си във връзка с обработването на лични данни.

IV. КАТЕГОРИИ СУБЕКТИ НА ДАННИ И КАТЕГОРИИ ЛИЧНИ ДАННИ

Чл. 3. (1) Дружеството събира, съхранява и обработва лични данни на следните категории субекти:

  1. Клиенти – Бета Експорт 2025  ЕООД  събира лични данни директно от клиентите само в изрични случаи, когато обработването е необходимо за изпълнението на договор при предоставяне на предлаганите услуги, както и при предоставено изрично съгласие от тяхна страна. Личните данни, които обикновено се обработват във връзка с изпълнение на сключените договори и въз основа на изрично изразено съгласие са следните:  
  1. Идентификационни данни/данни за физическата идентичност: име, презиме и фамилия; контакти: електронна поща, телефон, адрес – постоянен или настоящ; 
  1. Банкови данни –в случаите, когато се сключва договор за покупко-продажба от разстояние чрез интернет магазина и клиентът е избрал да заплати за продуктите чрез банков превод;

(2) Гореизброените данни могат да бъдат събирани чрез различни способи, като например: директна комуникация, чрез уеб страницата на Бета Експорт 2025  ЕООД  , по телефон, по ел. поща и т.н.

(3) В случай, че Бета Експорт 2025  ЕООД  реши да обработва данни на субекти за маркетингови цели, то предприема необходимите мерки, за да получи предварително информирано съгласие от субекта на данни.

  1.   Кандидати за работа
  •  Обикновени лични данни: Информация, съдържаща се в CV/автобиография на кандидата, като имена на лицето, данни за контакт (телефонен номер и електронна поща), копия от документи за професионална и образователна квалификация и др.
  •  Специална категория лични данни: Когато това се налага, с оглед на нормативните изисквания към медицински и други специалисти, кандидати за определена свободна работна позиция, е възможно от лицето да бъде изискана допълнителна информация, включително специални категории данни, като чувствителни лични данни (свидетелство за съдимост например). В тези случаи, Бета Експорт 2025  ЕООД  информира лицето за конкретното нормативно основание, въз основа на което информацията трябва да бъде предоставена, както и за последствията от непредоставянето ѝ.
  1.  Персонал – Бета Експорт 2025  ЕООД  събира следните категории лични данни от служителите си:
  •  Обикновени лични данни: имена, ЕГН, паспортни данни, образование и квалификации, професия, трудов стаж, трудовото възнаграждение, данни за банкова сметка и други;
  •  Специална категория лични данни: информация за здравен статус, съдържаща се в медицинско удостоверение за започване на работа, болнични листове, документи, удостоверяващи трайна неработоспособност и/или други документи, необходими съгласно приложимото законодателство за съответната длъжност или с оглед упражняване на специфични права на служителя.

В общия случай, Бета Експорт 2025  ЕООД  не обработва лични данни на служители въз основа на съгласие, а във връзка с изпълнение на задълженията му като работодател по сключените трудови договори. Въпреки това е възможно, в определени ситуации съгласието да е необходимо, когато същото се изисква според приложимото законодателство, включително за обработването на специална категория лични данни.

  1. Интернет потребители

            На основната интернет страница  https://www.e-superprice.com на Бета Експорт 2025  ЕООД  , се използват „бисквитки”.

            Поради това следните данни, могат да бъдат събирани, чрез уебсайта на Бета Експорт 2025  ЕООД  : данни за доставчика, операционна система, вид на браузера, име на домейн, IP адрес на устройството, час на посещение на страницата, интернет страница, от която потребителят е препратен чрез линк до страницата на  Бета Експорт 2025  ЕООД  , интернет страниците, от които потребителят е търсил, час и дата на търсенето; при използване формата за контакт на сайта се събират имена на лицето, телефон за контакт, адрес на електронната поща, както и допълнителни данни, които лицето само ако пожелае да предостави с цел да получи отговор на зададен въпрос или информация, която е получил.

На страницата на Бета Експорт 2025  ЕООД  има форма за контакт. При попълване на формата за контакт, потребителят предоставя следната информация: име и фамилия, телефон, електронна поща.

  1. Бизнес партньори и доставчици

Бета Експорт 2025  ЕООД  обработва лични данни на физически лица, които представляват (по закон или по пълномощие) или работят за бизнес партньори, доставчици на Бета Експорт 2025  ЕООД  . Поради това, и доколкото е допустимо в процеса на обичайната търговска дейност, когато обработването е необходимо за изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна, или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договор, Бета Експорт 2025  ЕООД  може да обработва следните категории лични данни:

  • Обикновени лични данни: Имена, адрес, телефон, електронен адрес и други данни,които са относими в конкретния случай.

V. ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА ЗАКОНОСЪОБРАЗНО И ДОБРОСЪВЕСТНО

ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ

чл. 4. Бета Експорт 2025  ЕООД  установява основанието за обработване на личните данни по чл. 6, параграф 1 от Общия регламент за защита на данните (съгласие на субекта на данните, изпълнение на задължение по договор, спазване на законово задължение, защита на жизненоважни интереси на субекта на данните или на друго физическо лице, изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официални правомощия, легитимни интереси на администратора или на трета страна).

Чл. 5. Бета Експорт 2025  ЕООД  извършва само дейности по обработване на лични данни, за които е налице някое от основанията по чл. 6, параграф 1 от Общия регламент за защита на данните.

VI. ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ ЗА КОНКРЕТНИ ЦЕЛИ

Чл. 6. Обработването на лични данни се извършва в изпълнение на договорни задължения или на основание дадено от клиента изрично съгласие за това.

Чл. 7. (1) При осъществяване на търговската си дейност Бета Експорт 2025  ЕООД  събира и използва категории лични данни, посочени в регистъра на дейностите по обработване на лични данни по чл. 30, параграф 1 от Общия РЕГЛАМЕНТ за защита на данните. Бета Експорт 2025  ЕООД  получава лични данни пряко от субекта на данни  (например при кореспонденция по имейл, телефон или други средства за комуникация) или от други източници (например от партньори, подизпълнители, доставчици на платежни услуги и др.).

(2) Бета Експорт 2025  ЕООД  обработва лични данни само за конкретни и изрично указани цели, посочени в регистъра на дейностите по обработване на лични данни по чл. 30, параграф 1 от Общия регламент за защита на данните, а именно:

  • За изпълнение на договорите, сключвани или в процес на сключване между Бета Експорт 2025  ЕООД  и неговите клиенти;
  • за регистрация на клиента и съответно за отчетност;
  • когато това е необходимо за защита на легитимни интереси на Бета Експорт 2025  ЕООД  или трето лице, при условието, че легитимни интереси и основни права и свободи на субекта на личните данни нямат преимущество над тези легитимни интереси;
  • за актуална информация за контакт със субекта на данни;
  • за предоставяне на информация, включително маркетингова комуникация чрез избраните от клиента канали (електронна поща, телефон и др.).

(3) В случай, че се наложи данни на субекта да бъдат използвани за цел, несъвместима с първоначалната, Бета Експорт 2025  ЕООД  го уведомява своевременно и му разяснява каква е законовата основа, която позволява данните да бъдат използвани и с тази нова цел.

(4) Бета Експорт 2025  ЕООД  предоставя на субектите на данни възможност да изберат дали да споделят своите лични данни с дружеството, в случаите когато обработката на личните данни се осъществява въз основа на изричното съгласие на субекта. В случай че субектът на данни възрази на обработването от страна на Бета Експорт 2025  ЕООД  на личните данни, дружеството уважава този избор в съответствие със законовите си задължения. Възражението може да означава, че Бета Експорт 2025  ЕООД  няма да има възможност да осъществява дейностите, необходими за изпълнението на описаните по-горе цели. То може да означава и че е възможно субектът да не може да се ползва от предлаганите от Бета Експорт 2025  ЕООД  услуги и продукти, ако не му предостави лична информация за себе си или в случай, че след като субектът на данни е предоставил тази информация, възрази на обработването й от страна на Бета Експорт 2025  ЕООД  .

VII. ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА УВЕДОМЯВАНЕ НА СУБЕКТА НА ДАННИТЕ

Чл. 8. В изпълнение на задълженията си по чл. 12, 13 и 14 от Общия регламент за защита на данните Бета Експорт 2025  ЕООД  предоставя на субекта на данните разбираема и лесно достъпна информация относно личните данни, които обработва.

Чл. 9. (1) В случай, че Бета Експорт 2025  ЕООД  получава лични данни пряко от субекта на данни,  до знанието на субекта на данни се свежда съобщение  за поверителност в подходяща форма, съдържаща ясен, опростен и разбираем език и включващ следната информация:

а) данните, които идентифицират Бета Експорт 2025  ЕООД  и координатите за връзка с Бета Експорт 2025  ЕООД  , а когато е приложимо и тези на представителя на Бета Експорт 2025  ЕООД  ;

б) координатите за връзка с длъжностното лице по защита на данните, когато е приложимо;

в) целите на обработването, за което личните данни са предназначени, както и правното основание за обработването;

г) когато обработването се извършва въз основа на член 6, параграф 1, б. „е)“ от Общия регламент за защита на данните (легитимни интереси на Бета Експорт 2025  ЕООД  или на трета страна), законните интереси, преследвани от Бета Експорт 2025  ЕООД  или от трета страна;

д) получателите или категориите получатели на личните данни, ако има такива;

е) когато е приложимо, намерението на Бета Експорт 2025  ЕООД  да предаде личните данни на трета държава или на международна организация, както и наличието или отсъствието на решение на Европейската комисия (ЕК) относно адекватното ниво на защита или в случай на предаване на данни съгласно посоченото в членове 46 или 47, или член 49, параграф 1, ал. 2 от Общия регламент за защита на данните позоваване на подходящите или приложимите гаранции и средствата за получаване на копие от тях или на информация къде са налични;

ж) срока, за който ще се съхраняват личните данни, а ако това е невъзможно, критериите, използвани за определяне на този срок;

з) съществуването на право да се изиска от Бета Експорт 2025  ЕООД  достъп до лични данни, коригиране или изтриване на лични данни или ограничаване на обработването на лични данни, свързани със субекта на данните, или право да се направи възражение срещу обработването, както и правото на преносимост на данните;

и) когато обработването се основава на съгласие на субекта на данните, съществуването на право на оттегляне на съгласието по всяко време, без да се засяга законосъобразността на обработването въз основа на съгласие, преди то да бъде оттеглено;

й) правото на жалба до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД);

д) дали предоставянето на лични данни е задължително или договорно изискване, или изискване, необходимо за сключването на договор, както и дали субектът на данните е длъжен да предостави личните данни и евентуалните последствия, ако тези данни не бъдат предоставени;

е) съществуването на автоматизирано вземане на решения, включително профилиране, и поне в тези случаи съществена информация относно използваната логика, както и значението и предвидените последствия от това обработване за субекта на данните.

(2) В случай, че Бета Експорт 2025  ЕООД  получава лични данни от други източници, различни от субекта на данни, до знанието на субекта на данни се свежда съобщение  за поверителност в подходяща форма, съдържаща ясен, опростен и разбираем език и включващ информацията по предходната точка, както и информация за съответните категории лични данни, както и източника на личните данни и, ако е приложимо, дали данните са от публично достъпен източник.  Съобщението  за поверителност се свежда до знанието на субекта на данни в разумен срок, след получаването на личните данни, но най-късно до 1 (един) месец или най-късно при осъществяване на контакт със субекта данните или при разкриване на личните данни пред друг получател за първи път.

VIII. ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА АДЕКВАТНО, РЕЛЕВАНТНО И

ОГРАНИЧЕНО ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ

Чл. 10. Бета Експорт 2025  ЕООД  събира лични данни в рамките на необходимото за целта на обработването, сведена до знанието на субекта на данните.

IX. ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА ОБРАБОТВАНЕ НА ТОЧНИ И АКТУАЛНИ ЛИЧНИ ДАННИ

Чл. 11. (1) Бета Експорт 2025  ЕООД  събира точни лични данни и осигурява своевременната им актуализация.

(2) При получаване на лични данни, служителите на Бета Експорт 2025  ЕООД  , ангажирани в процеса по събиране на лични данни, извършват проверка за точността на предоставените на Бета Експорт 2025  ЕООД  лични данни.

(3) Съхраняваните от Бета Експорт 2025  ЕООД  лични данни се преглеждат периодично, като в дружеството са приети правила за поддържане на точност и актуалност на личните данни.

(4) Бета Експорт 2025  ЕООД  е приело правила за обработка на заявленията за корекция на личните данни от страна на субекта на данните.

(5) Всички доставчици, подизпълнители, партньори, служители, които работят с или за Бета Експорт 2025  ЕООД  , както и трети лица, които предоставят лични данни на дружеството, са длъжни да уведомяват за всяка промяна в предоставените от тях лични данни.

X. ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ЛИЧНИ ДАНИ НА СУБЕКТА НА ТРЕТИ ЛИЦА

Чл. 12. Лични данни може да бъдат споделени с различни категории получатели. Така например, при изпълнение на законови задължения за администратора, лични данни могат да бъдат предоставени на Национална агенция за приходите, Национален осигурителен институт, Изпълнителна агенция „Главна инспекция по труда“, на компетентни правоохранителни, правоприлагащи органи, както и на други държавни органи и учреждения.

Чл. 13. Бета Експорт 2025  ЕООД  предава данни на други физически/юридически лица, които му предоставят определен вид стока или услуга, включително услуги по информационно поддържане и сигурност на IT системите, счетоводно обслужване, архив и правно обслужване, лаборатории и други. В тези случаи, Бета Експорт 2025  ЕООД  сключва писмено споразумение с конкретния доставчик на услугата, който е предоставил достатъчно гаранции за прилагане на подходящи технически и организационни мерки по такъв начин, че обработването да протича в съответствие с изискванията на РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679 и да осигурява защита на правата на субектите на данни.

Чл. 14. Бета Експорт 2025  ЕООД  поддържа партньорски отношения с други независими администратори на лични данни. Във връзка с тези партньорски отношения е възможно страните да споделят помежду си определени данни. В тези случаи, Бета Експорт 2025  ЕООД  информира по подходящ начин субектите на данни за тези категории получатели, както и сключва допълнително споразумение със съответния независим администратор, с което гарантира поверителността и конфиденциалността на личните данни, които се споделят.

Чл. 15. Когато е налице фигурата на съвместни администратори между Бета Експорт 2025  ЕООД  и трето лице администратор, те определят по прозрачен начин съответните си отговорности за изпълнение на задълженията по Регламент (ЕС) 2016/679 посредством договореност помежду си.

XI. МЕЖДУНАРОДЕН ТРАНСФЕР НА ЛИЧНИ ДАННИ – ПРЕДАВАНЕ

НА ЛИЧНИ ДАННИ НА ТРЕТИ СТРАНИ ИЗВЪН ЕС И ЕИП

Чл. 16. (1) Бета Експорт 2025  ЕООД  предава лични данни на трети страни извън Европейския съюз и Европейското икономическо пространство само при спазване на изискванията на РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679 и по-специално на тези, разписани в глава V от него.

(2) Ако все пак възникне случай на необходимост от трансфер на лични данни, то предаването се извършва въз основа на решение на Европейската комисия относно адекватното ниво на защита, което осигурява въпросната трета страна. При липса на такова решение на Европейската комисия, предаването на трета страна може да се извърши само ако са налице подходящи гаранции и при условие, че са налице приложими права на субектите на данни и ефективни правни средства за защита. Подходящи гаранции представляват стандартни клаузи за защита на личните данни включени в споразумения за обработка на личните данни сключени между Бета Експорт 2025  ЕООД   и съответната трета страна.

(3) Алтернативно, предаване на лични данни към трета страна, може да се извърши и след дадено изрично съгласие на субекта на данните или когато са налице други основания, посочени в член 49, параграф 1 от Регламент (ЕС) 2016/679.

XII. ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА ОГРАНИЧАВАНЕ НА

 СЪХРАНЕНИЕТО НА ЛИЧНИ ДАННИ

Чл. 17.(1) Бета Експорт 2025  ЕООД  съхранява лични данни само за срок, не по-дълъг от необходимото за целите, за които се обработват личните данни.

(2) След изтичане на срока на съхранение Бета Експорт 2025  ЕООД  осигурява тяхното надлежно унищожаване или изтриване по установен ред.

Чл. 18. Срокове за съхранение на лични данни в Бета Експорт 2025  ЕООД  са следните:

  • Лични данни на клиенти се съхраняват за максимален срок от 10 (десет) години.
  • Личните данни на служители, съдържащи се в трудово-осигурителната документация, се съхраняват за срок от 50 (петдесет) години в съответствие със Закона за националния архивен фонд, Закона за счетоводството, Кодекса за социално осигуряване и Данъчноосигурителния процесуален кодекс;
  • Личните данни на кандидати за работа, които не са одобрени за назначаване в Бета Експорт 2025  ЕООД  се съхраняват за срок не по-дълго от 6 (шест) месеца от приключване на процедурата, след което се връщат на лицето или се унищожават по подходящ начин. Личните данни може да се съхраняват за по-дълъг период с цел отправяне на предложения за работа само при наличие на предоставено съгласие от кандидата за работа;
  • Лични данни, съдържащи се в счетоводни документи се съхраняват в сроковете по член 12 от Закона за счетоводството.
  • Наред с тези основни срокове, Бета Експорт 2025  ЕООД  е утвърдило своя политика за определяне на сроковете за съхранение и унищожаване на документацията.

XIII. ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ

В СЪОТВЕТСТВИЕ С ПРАВАТА НА СУБЕКТА НА ДАННИТЕ

Чл. 19. Бета Експорт 2025  ЕООД  обработва лични данни, като осигурява упражняване на правата на субекта на данните, а именно:

  1. право на информация за съхраняваните от Бета Експорт 2025  ЕООД  негови лични данни и получаване на копие от съхраняваните негови лични данни (право на достъп);
  2. право на коригиране на неговите лични данни, ако същите са неточни или неактуални;
  3. право на изтриване на неговите лични данни, ако е приложимо (право „да бъдеш забравен“);
  4. право на ограничаване на обработването на неговите лични данни;
  5. право на оттегляне на съгласието за обработване на неговите лични данни, ако е приложимо;
  6. право на преносимост на неговите лични данни (да ги получи или да бъдат прехвърлени на друг администратор на лични данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат), ако е приложимо;
  7. право неговите лични данни да не бъдат обект на автоматизирано взети решения, които да го засягат в значителна степен, без възможност за човешка намеса;
  8. право на възражение срещу обработването на неговите лични данни, ако е приложимо;
  9. право на жалба срещу обработването на неговите лични данни пред Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) – гр. София, 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2 или на адрес www.cpdp.bg.

XIV. ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА ОТЧЕТНОСТ ПРИ ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ

Чл. 20. В качеството си на администратор на лични данни Бета Експорт 2025  ЕООД  създава и поддържа регистър на дейностите по обработване на лични данни по чл. 30, параграф 1 от Общия регламент за защита на данните, по утвърден образец, който съдържа следната информация:

а) дейност по обработване на личните данни;

б) цел на обработването на личните данни;

в) основание за обработване на личните данни;

г) категория субекти на личните данни;

д) категории лични данни;

е) източник на личните данни;

ж) срок на съхранение на личните данни;

з) получатели на личните данни;

и) автоматизирано вземане на решения/профилиране;

й) организационни и технически мерки за защита;

к) име на държавата или международната организация при предаване на лични данни;

л) гаранции при предаване на лични данни към трети държави или международни организации;

м) съвместни администратори;

н) обработващ личните данни.

Чл. 21. (1) В случаите, в които е необходимо, Бета Експорт 2025  ЕООД  извършва оценка на въздействието върху защитата на личните данни, като вземе предвид всички обстоятелства, свързани с дейностите по обработване на лични данни. Когато съществува вероятност определен вид обработване, по-специално при което се използват нови технологии, и предвид естеството, обхвата, контекста и целите на обработването, да породи висок риск за правата и свободите на физическите лица, преди да бъде извършено обработването, Бета Експорт 2025  ЕООД  извършва оценка на въздействието на предвидените операции по обработването върху защитата на личните данни. Когато е целесъобразно, Бета Експорт 2025  ЕООД  се обръща към субектите на данните или техните представители за становище относно планираното обработване, без да се засяга защитата на търговските си или обществените интереси или сигурността на операциите по обработване.

(2) Оценката съдържа най-малко:

a) опис на предвидените операции по обработване и целите на обработването, включително, ако е приложимо, преследвания от Бета Експорт 2025  ЕООД  законен интерес;

б) оценка на необходимостта и пропорционалността на операциите по обработване по отношение на целите;

в) оценка на рисковете за правата и свободите на субектите на данни;

г) мерките, предвидени за справяне с евентуални рисковете, включително гаранциите, мерките за сигурност и механизмите за осигуряване на защитата на личните данни, като се вземат предвид правата и законните интереси на субектите на данни и на други заинтересовани лица.

(3) Когато в резултат на оценката на въздействието върху защитата на личните данни стане ясно, че Бета Експорт 2025  ЕООД  ще започне да обработва лични данни, които поради висок риск биха могли да причинят вреди на субектите на данни, решението дали обработването да продължи или не, трябва да бъде предадено за преглед от страна на управителя на дружеството.

(4) Бета Експорт 2025  ЕООД  доказва изпълнение на задълженията си във връзка с обработването на лични данни посредством документиране на основните процеси по обработване на лични данни, приемане и прилагане на правила и процедури за обработване на лични данни, както и посредством присъединяване към кодекси за поведение, внедряване на подходящи технически и организационни мерки, приемане на техники по защита на личните данни на етапа на проектирането и защита на личните данни по подразбиране, оценка на въздействието върху защитата на личните данни и др.

XV. ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА ГАРАНТИРАНЕ НА СИГУРНОСТ

 ПРИ ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ

Чл. 22.При определянето на това доколко уместно е обработването Бета Експорт 2025  ЕООД  разглежда степента на евентуална вреда или загуба, която може да бъде причинена на субекта на данните, ако възникне нарушение на сигурността, както и всяка вероятна вреда за репутацията на дружеството, включително евентуална загуба на доверие на клиентите.

Чл. 23. (1) При оценяването на подходящи технически мерки за гарантиране на сигурността при обработване на лични данни, Бета Експорт 2025  ЕООД  анализира следните обстоятелства:

а) предвидени защити чрез въвеждане на парола;

б) наличието на автоматично заключване на бездействащи работни станции в мрежата;

в) премахване на права на достъп за USB и други преносими носители с памет;

г) антивирусен софтуер и защитни стени;

д) правата за достъп;

е) защитата на устройства, които напускат помещенията на  организацията, като например преносими компютри и мобилни телефони;

ж) сигурността на локални и широко-обхватни мрежи;

з) технологии за подобряване на поверителността, като например псевдонимизиране и анонимизиране;

и) идентифициране на подходящи международни стандарти за сигурност.

(2) При оценяването на подходящите организационни мерки за гарантиране на сигурността при обработване на лични данни, Бета Експорт 2025  ЕООД  взима предвид:

а) подходящо обучение на служителите на Бета Експорт 2025  ЕООД  ;

б) гаранции за надеждността на работниците и служителите на Бета Експорт 2025  ЕООД  (например препоръки);

в) включването на задължения по отношение на защитата на личните  данни в трудовите договори на работниците и служителите на Бета Експорт 2025  ЕООД  ;

г) предвиждането на дисциплинарни наказания за работниците и служителите на Бета Експорт 2025  ЕООД  за допуснати нарушения при обработването на лични данни;

д) редовни проверки на служителите на Бета Експорт 2025  ЕООД  за спазване на съответните стандарти за сигурност;

е) упражняване на контрол върху физическия достъп до лични данни, записани на електронен носител или съдържащи се на хартия;

ж) приемането и спазването на политика на „чисто работно място“;

з) съхраняване на лични данни, съдържащи се на хартия в заключващи се стенни шкафове;

и) ограничаване на използването от страна на служителите на Бета Експорт 2025  ЕООД  на мобилни електронни устройства на и извън работното място;

й) приемане и спазване на правила за създаване и ползване на защитни пароли;

к) редовно създаване на резервни копия на личните данни и физическо съхраняване на носителите с копия извън офиса;

л) включването на задължения по отношение на защитата на личните  данни в  договорите с доставчици, подизпълнители, партньори и трети лица, както и задължение за предприемане от тяхна страна на подходящи мерки за сигурност при прехвърляне на данни извън ЕС.

Чл. 24. Всички доставчици, подизпълнители, партньори, работници и служители, които работят с или за Бета Експорт 2025  ЕООД  и които имат или могат да имат достъп до обработваните от дружеството лични данни, отговарят за гарантиране сигурността на съхраняването на личните данни Те са длъжни да съхраняват сигурно и да не разкриват лични данни пред трети лица, освен ако Бета Експорт 2025  ЕООД  не е предоставило право на достъп до тези данни, като за целта е сключило споразумение за поверителност.

XVI. КОНФИДЕНЦИАЛНОСТ

Чл. 25. Личните данни са предмет на конфиденциалност. Забранява се служителите да извършват неразрешено събиране, обработка или използване на лични данни. Всяка обработка, извършена от служител без разрешение, която му е поверена при или по повод изпълнение на неговите задължения, е неоторизирана. Прилага се принципът „необходимост да се знае“: Служителите могат да имат достъп само до лични данни, ако и доколкото това е необходимо за съответните им задачи. Това изисква внимателното разделение и отделяне на ролите и отговорностите, както и тяхното внедряване и поддръжка в рамките на обхвата на разрешителните концепции.    

Чл. 26. Служителите не са упълномощени да разкриват лични данни на неупълномощени лица или по какъвто и да е друг начин или да ги използват за лични или икономически цели. Ръководителите в Дружеството трябва да информират своите служители за задължението за защита на тайната на данните при започване на работа. Това задължение остава в сила и след приключване на трудовата заетост на съответния служител.

Чл. 27. Личните данни трябва да бъдат защитени от всякакъв неоторизиран достъп, незаконна обработка или разкриване, както и случайно изгубване, или унищожаване по всяко време. Това се прилага независимо от обработката на данните, извършена по електронен път или на хартиен носител.

Чл. 28. Преди да се приложат нови процеси или обработка на данни, особено нови информационни системи, трябва да се определят и изпълнят всички технически и организационни мерки за защита на личните данни. Тези мерки трябва да бъдат подходящи по отношение на настоящите технологични стандарти, рисковете, произтичащи от обработката и необходимостта от защита на данните (определени от процеса на класификация на информацията). Отговорният отдел може да се консултира със служителя по защита на данните на корпоративните клиенти. Техническите и организационни мерки за защита на личните данни са част от управлението на безопасността на информацията на Дружеството и трябва да бъдат непрекъснато съгласувани с техническите промени и организационните промени.

XVII. НАРУШАВАНЕ НА СИГУРНОСТТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

Чл. 29. В случай на нарушаване на сигурността на лични данни администраторът уведомява без ненужно забавяне и, когато е възможно, не по-късно от 72 часа след като е узнал за него, нарушението на личните данни компетентния надзорен орган в съответствие с член 55 от Общия Регламент, освен ако нарушението на личните данни е малко вероятно да доведе до риск за правата и свободите на физическите лица. Когато уведомлението до надзорния орган не бъде направено в рамките на 72 часа, то се придружава от обяснение за забавянето.

Чл. 30. (1) Обработващият лични данни уведомява администратора без неоснователно забавяне, след като е узнал за нарушение на личните данни. Горепосоченото уведомление трябва да съдържа най-малко:

  1. Да описва естеството на нарушението на сигурността на личните данни, включително, когато е възможно, категориите и приблизителния брой засегнати субекти на данни, както и категориите и приблизителния брой записи за лични данни;
  2. Да съобщава името и данните за контакт на служителя за защита на данните или на друго звено за контакт, където може да се получи повече информация;
  3. Да опише възможните последици от нарушението на личните данни;
  4. Да опише мерките, предприети или предложени да бъдат предприети от администратора за справяне с нарушаването на личните данни, включително, когато е уместно, мерки за смекчаване на евентуалните неблагоприятни последици;

(2) Когато и доколкото не е възможно да се предостави информацията по едно и също време, информацията може да бъде предоставена на етапи без неоправдано по-нататъшно забавяне.

Чл. 31. (1) Администраторът документира всякакви нарушения на сигурността на лични данни, включващи фактите, свързани с нарушението на личните данни, неговите последици и предприетите коригиращи действия. Тази документация дава възможност на надзорния орган да проверява спазването на гореспоменатите разпоредби съгласно чл. 33 Общия РЕГЛАМЕНТ.

(2) Когато нарушаването на личните данни може да доведе до висок риск за правата и свободите на физическите лица, администраторът съобщава нарушението на личните данни на субекта на данните без неоправдано забавяне.

(3) Горепосоченото съобщение до субекта на данни описва на ясен език характера на нарушението на сигурността на личните данни и най-малкото:

  1.  Съобщава името и данните за контакт на служителя за защита на данните или друго звено за контакт, където може да бъде получена повече информация;
  2.  Описват вероятните последици от нарушението на личните данни;
  3.  Описва предприетите или предложени мерки от страна на администратора за справяне с нарушението на личните данни, включително, когато е уместно, мерки за смекчаване на евентуалните неблагоприятни последици.

(4) Горепосоченото съобщение до субекта на данните не се изисква, ако е изпълнено някое от следните условия:

  1. Администраторът е приложил подходящи технически и организационни мерки за защита и тези мерки са били приложени към личните данни, засегнати от нарушението на личните данни, и по-специално тези, които правят личните данни неразбираеми за всяко лице, което няма разрешение за достъп до тях като криптиране;
  2. Администраторът е предприел последващи мерки, които гарантират, че високият риск за правата и свободите на субектите на данни, посочени по-горе (вж. чл. 34(1) от Общия Регламент) вече не е вероятно да се материализира;
  3. То би довело до непропорционални усилия. В такъв случай вместо това трябва да има публична комуникация или подобна мярка, при която субектите на данни да бъдат информирани по еднакъв ефективен начин.

(5) Ако администраторът все още не е съобщил на субекта за нарушението на сигурността на личните данни, надзорният орган може, след като отчете каква е вероятността нарушението на сигурността на личните данни да породи висок риск, да изиска от администратора да съобщи за нарушението или да реши, че е изпълнено някое от условията посочени по-горе (както е посочено в член 34(3) от Общия Регламент).

XVI. ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

Изменения и допълнения на Политиката за защита на личните данни

Чл. 32. Бета Експорт 2025  ЕООД  запазва правото си да променя тази Политика за защита на личните данни, като при необходимост ще уведоми по подходящ начин за това всички заинтерeсовани  .

Настоящите Правила са приети и влизат в сила от 25.12.2025г.

Дата на последна актуализация 25.12.2025 г.

Настоящата Политика за защита на личните данни е публикувана на уебсайта на Бета Експорт 2025  ЕООД ,а също така е достъпна на хартиен носител в офиса на Дружеството и се предоставя на разположение на всеки субект на лични данни за надлежното му запознаване с нея.